Nằm trong chiến lược marketing của một công ty, một cuốn brochure được thiết kế tốt là kết quả của một kế hoạch được chuẩn bị chu đáo ngay từ đầu. Sau đây là những chỉ dẫn mang tính thực hành cao mà các nhà thiết kế tương lai cần biết:

Làm brainstorming với những người chịu trách nhiệm chính trong việc thiết kế brochure, bao gồm nhà thiết kế, người viết lời, nhiếp ảnh gia, giám đốc dự án và những lãnh đạo đã bật đèn xanh cho dự án này. Điều này rất quan trọng cho những người ra quyết định và trong phần trường hợp sẽ tránh được chi phí cho việc viết lại và thiết kế lại.

Buổi brainstorming là giai đoạn quan trọng nhất, nó đòi hòi cả não trái và não phải của những người tham gia cùng hoạt động. Ellen Gray, giám đốc công ty truyền thông Gray Matters – một công ty về marketing và quan hệ công chúng ở Miami- giải thích về tính quyết định của buổi họp đầu tiên, "Khách hàng thường có những tầm nhìn và trông đợi về cái mà họ muốn. Chúng tôi thảo luận cả về nội dung và hình thức, và quan trọng nhất là nhưng thông điệp mà họ muốn truyền đạt và công chúng mục tiêu của họ là ai."

Tom Salvo, giám đốc sáng tạo của HighGround Inc., một công ty quảng cáo dành cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, đưa ra quan điểm của mình: "Chúng tôi làm brainstorm như một đội và ấn định một buổi thảo luận với khách hàng, người thiết kế và viết lời để phát triển chiến lược sáng tạo cho brochure. Tất cả các công việc được triển khai từng bước một với sự tham gia của khách hàng."

Brochure giữ vai trò gì trong các nỗ lực marketing của bạn? Xác định mục đích của brochure- nó có phải để hỗ trợ cho các nhân viên bán hàng? Để gửi thư? Là một phần trong bao bì? Một phần của cuộc triển lãm giới thiệu sản phẩm? Và nó phối hợp như thế nào với các nỗ lực marketing khác?

Xác định đối tượng và thông điệp. Nó dành cho tất cả các khách hàng hay chỉ cho một phân đoạn nhất định? Loại người nào sẽ dọc chúng? Thông điệp phải tập trung vào sáng tạo? Hay kỹ thuật? Hay đơn giản là có sao nói vậy? Tyler Blik, giám đốc công ty thiết kế Tyler Blik ở San Diego, California nói: "Hãy hiểu công chúng của bạn. Xác định thông điệp và những điểm chính yếu mà bạn muốn thực hiện và hãy tự hỏi mình rằng nó có phù hợp với toàn bộ mục tiêu và mục đích của công ty không?"

Hãy tính đến đối thủ cạnh tranh. Linda Costa, giám đốc công ty WORDWISE, khuyên "Bạn phải chắc chắn rằng brochure phải giới thiệu một cách tốt nhất có thể công ty của bạn hoặc sản phẩm của bạn và từng chi tiết một phải làm tốt hơn đối thủ cạnh tranh, không thì chí ít cũng phải bằng thế." Costa khuyến khích khách hàng mang các quyển brochure của các đối thủ cạnh tranh tới buổi họp đầu tiên để có thể xác định được mức độ tối thiểu cần đạt tới của brochure.

Kinh phí của bạn tới chừng nào? Hãy tìm hiểu ngân sách cho dự án trong đó bao gồm cả việc in ấn. Nếu bạn phải tự lập ngân sách, bạn cần gặp nhà thiết kế, người viết lời, nhiếp ảnh gia và nhà in để có thể tổng hợp các thông tin về chi phí. Không có một chi phí trung bình cho một cuốn brochure bới nó rất biến động tùy theo mức độ sáng tạo, loại giấy, màu sắc, khổ và dạng của brochure.

Tạo phần lời và thiết kế maket. Việc quyết định liệu phần lời hay phần thiết kế sẽ làm trước là một câu hỏi hóc búa không kém câu hỏi gà hay trứng có trước. Phần lớn các chuyên gia đều đồng tình với việc phải có một sự đồng bộ. "Cả hai phần này nên làm cùng nhau và đồng thời là lý tưởng nhất. Nhiều lần chúng tôi phải nghĩ về từ ngữ cần được diễn đạt cùng lúc đang phát triển hình ảnh đằng sau thông điệp đó" Tyler Blik nói. Tom Salvo thêm vào: "Đấy thực sự là một quá trình hợp tác mà thông thường yêu cầu cả phần lời và phần thiết kế phát sinh đồng thời."

Khi viết lời, tránh việc đưa quá nhiều thông tin chi tiết và vụn vặt về công ty vào brochure. Quan điểm là một quyển brochure để có được một cái nhìn bao quát và đạt được sự quan tâm rộng rãi chứ không trực tiếp làm phát sinh việc giao dịch mua bán. Với mục đích như vậy, hãy làm phần lời đơn giản và thích hợp với đối tượng nhắm tới. Đừng đi vào khu rừng của những thuật ngữ khó hiểu và những trò chơi chữ. Và nếu bạn dùng từ quá thời thượng thì chúng cũng sẽ mau chóng trở nên lỗi thời.Tyler Blik đồng tình: "Đừng cố gắng nói tất cả mọi thứ trong brochure. Nếu bạn muốn họ quan tâm, hãy tạo ra một lời kêu gọi hành động. Quá nhiều lần đội ngũ marketing và bán hàng làm rối tung cuốn brochure, mỗi trang họ lại đưa ra một thông điệp. Thật là một thứ hổ lốn."

Trước tiên cần phải có một maket (thông thường là phác thảo đầu tiên), phần lời hoàn chỉnh sẽ được thêm vào, và người thiết kế sẽ đưa ra những đề nghị về kích cỡ và kiểu dáng và màu sắc. Một nhà thiết kế tốt quả là vô giá trong giai đoạn này, hãy nghe những lời khuyên của họ. Họ biết dùng màu nào, cỡ nào, dạng nào để tạo hiểu quả cho sản phẩm cuối cùng và kinh phí sẽ ra sao. Các nhà thiết kế thường là các thực hành gia trong một ngành nghề cụ thể và có thể cho bạn ý tưởng về brochure sẽ so sánh và đối lập với đối thủ như thế nào.

Màu sắc sẽ ảnh hưởng tới chi phí và hình thức của brochure hoàn chỉnh. Bạn có thể tiết kiệm được khối tiền bằng những sáng kiến về thiết kế và chỉ sử dụng hai màu. Hoặc bạn có thể sử dụng những hình ảnh yêu cầu quá trình sử lý in bốn màu. Tom Salvo khuyên rằng "Màu sắc tối quan trọng cho một brochure thành công, nhưng nó phải hữu dụng và thực tiễn."

Đối với vấn đề màu sắc, Tyler Blik nói "Đó là toàn bộ nội dung và biểu đạt nội dung. Một tác phẩm hai màu tuyệt vời luôn vượt lên trên các tác phẩm bốn màu tầm tầm. Tuy nhiên người ta đã chứng minh rằng 4 màu đạt được sự chú ý cao nhất."

Hãy cho các nhà in tham dự. Các nhà in, cũng như các nhà thiết kế, có thể giúp đỡ rất nhiều trong việc đưa ra các gợi ý về bố cục của brochure. Theo Tyler Blik, nhà in nên tham gia vào quá trình ngay khi bắt đầu, "Đại diện của nhà in là đồng minh của bạn suốt toàn bộ quá trình. Sử dụng họ như bạn sử dụng giám đốc marketing, người viết và nhiếp ảnh gia."

Làm việc với nhà in của bạn ngay từ khi bắt đầu có thể tiết kiệm khối tiền và sức lực. Linda Costa thường mời nhà in trước khi cô trình bản phác thảo cho khách hàng. Cô tìm kiếm những lời khuyên từ nhà in về loại giấy sử dụng, kích cỡ, bao bản có thể in trên một tờ giấy. "Đôi khi, bằng cách giảm kích cỡ chỉ 1 cm thôi, bạn có thể in được 2 bản trên một tờ thay vì một, và như vậy giảm đáng kể chi phí giấy," cô nói. Costa thêm, "Chúng tôi luôn luôn hỏi các nhà in xem họ có gợi ý gì để giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới chất lượng thiết kế. Bạn sẽ ngạc nhiên với các mánh khóe mà họ cho bạn."

In thử và in. Sau khi thống nhất tất cả các phần thiết kế và từ ngữ, đây là lúc in thử brochure của bạn. Tất cả những ai tham gia thiết kế không nên tham gia vào việc in thử. Một cách nào đó khó mà thấy được lỗi của chính mình. Hãy thuê môt ai đó đọc thử và đưa brochure cho các nhân viên trong công ty để họ xem với một con mắt "tươi mới".

Nhà thiết kế thường nên kiểm tra ngay tại nơi in và ngay trước khi in. Nhà thiết kế sẽ đảm bảo rằng màu sắc sẽ được in đúng và tất cả những chi tiết trong quá trình in ấn đã được xử lý tốt.

Sẵn sàng cho lần kế tiếp. Brochure của bạn cần được cập nhật theo thời gian. Hãy lưu giữ tất cả những thay đổi tiềm tàng và những phương thức cải tiến cho lần in tới.

Hãy tránh những lỗi thông thường!

Đừng tiết kiệm quá. Cũng tốt thôi khi bạn tiết kiệm tiền từ việc tham khảo ý kiến các nhà in và nhà thiết kế của riêng bạn. Nhưng đừng tiết kiệm đến mức thay đổi những điều cốt lõi của brochure, bằng không kết quả cuối cùng sẽ thể hiện rõ. "Sai lầm thường gặp nhất của khách hàng là tin rằng chi phí quan trọng hơn là thuê một nhà chuyên nghiệp có kinh nghiệm và tiếng tăm."

Hãy lắng nghe các nhà chuyên nghiệp. Bạn đã thuê nhà thiết kế, người viết, nhiếp ảnh gia và nhà in trên cơ sở chuyên nghiệp của họ, vậy hãy lắng nghe lời họ. "Đôi khi các khách hàng có ý tưởng rất tốt về cái mà họ muốn khi thuê các chuyên gia bên ngoài nhưng họ lại không nói ra những ý tưởng của họ mà có thể là hiệu quả hơn," Elle Gray nói.

Hãy nghĩ rộng. Brochure của bạn chỉ là một thành phần của thông điệp marketing của bạn. Hãy đảm bảo nó đồng bộ với các yếu tố và phương tiện khác. "Các công ty thường không xem nó như là một phần trong toàn bộ chương trình truyền thông marketing," Linda Costa nói.

Cẩn thận khi tự làm. Thiết kế không chỉ đơn giản là cái máy tính mà bạn dùng, phần mềm bạn chạy. Có thể bạn tiết kiệm được khối tiền bằng việc sử dụng một phần mềm đồ họa mà không cần thuê nhà thiết kế. Đấy là một hiểm họa. "Các phần mềm dễ sử dụng cho phép mọi người tự gán một cái mác nhà thiết kế nhưng rồi họ sẽ có một sản phẩm kém chuyên nghiệp, tẻ nhạt và không đặc trưng."

Theo Nguyễn Tùng - omega.edu.vn (dịch từ DG)