Ở đây chúng ta sử dụng chức năng Mail Merge, chức năng này cho phép lắp ghép nội dung từ hai tệp tin văn bản để tạo ra một văn bản thứ ba, hoặc chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác.

 Để tiến hành Mail Merge, bắt buộc phải tổ chức 2 tệp tin riêng biệt:

1.  Tệp tin chính gọi là Main Document, trong đó chứa nội dung văn thư, kể cả đồ thị, bảng biểu, hình ảnh và có dành sẵn chỗ để “lắp ghép” với số liệu từ một tệp tin thứ 2 gọi là Data File và cũng có thể lắp ghép với số liệu gõ trực tiếp vào khi đang tiến hành trộn in.

VD mẫu nội dung thư:

 

2. Tệp thứ 2 gọi là Data File, tổ chức dưới dạng một “cơ sở dữ liệu” (database), thường là một table của Word, hoặc là chuyển đổi từ một tệp tin dạng cơ sở dữ liệu của các phần mềm khác như (Excel, Fox,…) qua. Nếu bạn đã có cơ sở dữ liệu Access thì bạn có thể kết xuất ra bảng cần in danh sách ra dạng Excel.

Hầu hết các Data File đều có:

- Một dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột cho cột số liệu tương ứng, gọi là Header Record, trên đó có nhiều Field Names (tên vùng, tên trường).

- Các dòng còn lại chứa thông tin cần thiết, gọi là các Data Records (mẫu tin).

- Trong Data Record chia ra 1 đến nhiều Fields (vùng tin)

- Cách phân bố vùng tin (Fields) trong các Record đều giống nhau

VD mẫu danh sách trong Excel:

 

Sau khi có 2 tệp tin mẫu thư, và danh sách cần in ta làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn Tool → Letters and Mailings → Mail Merge

Bước 2: Bạn thấy khung Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình. Bạn chọn Letters và kích chọn Next như hình dưới:

Bước 3: Bạn chọn Use the current document và nhấn next như hình dưới :

Bước 4: Chọn use an existing lish và nhấn vào Browse để chọn bảng Excel lưu danh sách và chọn OK 2 lần, chọn next để sang bước tiếp theo

Sau khi chọn xong bảng dữ liệu và các thuộc tính của bảng ta thực hiện tiếp bước 5 để chèn từng thuộc tính vào văn bản.

Bước 5: Bạn đặt chuột vào tên thuộc tính cần chèn dữ liệu, nhấn vào More Items , chọn thuộc tính tương ứng với tên thuộc tính cần chèn và kích insert như hình dưới :

Đối với các thuộc tính còn lại ta làm tương tự. Sau khi chèn xong các thuộc tính ta kích chuột chọn Next để sang bước tiếp theo.

Bước 6: Bạn thực hiện đến bước này giấy báo điểm sẽ được hiển thị như hình dưới:

Ta kích next chuột tiếp và chọn Edit individual letters ... và chọn All

Công việc cuối cùng là bạn chỉnh sửa cho phù hợp như chỉnh sửa văn bản thông thường

Phamthaoit (0101.vn)